Jeśli wydaje ci się, że jesteś w miarę zorganizowaną osobą lub masz problem z ustaleniem dziennego grafiku, ale chciałabyś zyskać kilka dodatkowych godzin dziennie, powinnaś postawić na systematyczność w planowaniu swojego czasu. Zauważ, że najbogatsze osoby, które osiągnęły sukces w życiu zawodowym i rodzinnym, zawsze kończą dzień od zaplanowania tego, co będą robić jutro. Stosują też inne tricki, które pozwalają im trzymać w sztywnych ramach dzień za dniem, godzina za godziną. Jak to robią?
Wieczorem planuj jutrzejszy dzień
Jednym z nawyków, których powinnaś szybko się nauczyć, jest planowanie jutrzejszego dnia każdego wieczora. Nie rób tego rano, ponieważ będziesz wtedy dopiero, co obudzona i twój umysł z pewnością pominie wiele rzeczy. Codziennie przed pójściem spać weź notes lub kalendarz i poświęć 15 minut na to, aby w miarę szczegółowo zaplanować kolejny dzień. Dzięki tremu, jeśli wstaniesz rano, będziesz miała już gotową listę rzeczy do zrobienia, a twój umysł od razu nastawi się na działanie.
Ustal priorytety
Najlepsze sposoby na dobre organizowanie i planowanie dnia dotyczą przede wszystkim podziału twoich obowiązków na ważne i nieważne. Najlepiej, jeśli do tego celu posłużysz się sposobem amerykańskiego prezydenta Dwighta Eisenhowera, który podzielił obowiązki codzienne, tygodniowe i miesięczne w następujący sposób:
Dzięki takiej organizacji czasu nie będziesz musiała codzienne rano zastanawiać się i tracić czasu, które sprawy powinnaś wykonać jako pierwsze, a które mogą poczekać.
Planowanie dnia poprzez zapisywanie i opisywanie wszystkich rzeczy, które powinnaś wykonać w określonym czasie to niezawodne sposoby na dobre organizowanie i planowanie dnia. Poza domem możesz nosić ze sobą niewielki notes i cokolwiek przypomnisz sobie w pracy, w sklepie lub w drodze do domu, bez względu na to, czy dotyczy to kupienie mleka, wykonania telefonu do klienta czy zarezerwowaniem hotelu na wspólny odpoczynek. Zapisuj także złote myśli czy idee, które pojawią się w twojej głowie. Z kolej za pomocą opisów umieszczonych na samoprzylepnych karteczkach możesz zorganizować swoje dokumenty, umowy, certyfikaty czy inne rzeczy, które kurzą się na twoich półkach. Dzięki temu nigdy więcej nie będzie marnowała czasu na ich odnalezienie.
Rytuały, czyli czynności, które wykonujesz regularnie to idealne sposoby na dobre organizowanie i planowanie dnia. Jest to lista rzeczy ważnych i mniej ważnych, które bez względu na inne obowiązki i humor zawsze wykonujesz codziennie, kilka razy w tygodniu czy w miesiącu. Szczególnie ważne są rytuały poranne, które raz na zawsze wyplenią chaos z twojego dnia. Może to być półgodzinna medytacja, czytanie twojej ulubionej książki, słuchanie muzyki czy przeznaczenie godziny w pracy na odczytywanie i odpisywanie na maile. Równie ważne są rytuały wieczorne, dzięki którym odetchniesz po całym dniu pracy i obowiązków, a które zrelaksują cię i przygotują do snu. Wszystkie rytuały wyrabiają schematy działania, które niezwykle skutecznie sprawdzają się w organizowaniu i planowaniu twojego czasu.
Czasem najlepsze sposoby na dobre organizowanie i planowanie dnia okazują się najprostsze i tak jest też w tym przypadku. Jeśli chcesz mieć więcej czasu w ciągu dnia i być bardziej zorganizowana przede wszystkim zacznij od uprzątnięcia stanowiska swojej pracy, czegokolwiek by ona nie dotyczyła. Największe rozpraszacze to oczywiście telefon i media społecznościowe, przez które tracisz mnóstwo niepotrzebnego czasu. Jeśli masz ważne rzeczy do zrobienia, wyłącz lub wycisz je. Nie daj się wciągnąć w rozmowę ze znajomymi – na to przyjdzie czas wieczorem. To samo zrób z telewizorem i Internetem. Wyłącz je, aby ciekawe programy i strony internetowe, nie zaabsorbowały Twojej uwagi. Jeśli zastosujesz się do tych wskazówek, szybko zobaczysz, jaka jesteś produktywna i ile czasu oszczędzasz.
